WEG-Verwaltung verstehen: Was Wohnungseigentümer wissen müssen

• •Jahresabrechnung erstellen (Ist-Kosten pro Einheit)
• •Wirtschaftsplan aufstellen (Soll-Kosten für kommendes Jahr)
• •Hausgeldforderungen einziehen und mahnen
• •Instandhaltungsrücklage verwalten und anlegen
• •Jahresabrechnung von Beirat prüfen lassen

• •Instandhaltungsmaßnahmen beauftragen und überwachen
• •Handwerker und Dienstleister koordinieren
• •Versicherungsschäden melden und abwickeln
• •Wartungsverträge (Aufzug, Heizung, Brandschutz) verwalten
• •Mängelrügen von Eigentümern aufnehmen und weiterleiten

• •Eigentümerversammlung mindestens einmal jährlich einberufen
• •Beschlüsse protokollieren und in Beschlusssammlung führen
• •Hausordnung durchsetzen
• •Gemeinschaftskonten führen
• •Korrespondenz mit Behörden, Versicherungen, Eigentümern

Einsichtsrecht in alle Unterlagen

Als Wohnungseigentümer haben Sie das Recht, jederzeit Einsicht in alle Verwaltungsunterlagen zu nehmen: Protokolle der Eigentümerversammlungen, Jahresabrechnungen, Wirtschaftspläne, Kontoauszüge, Versicherungsverträge und Wartungsverträge. Der Verwalter muss Ihnen Kopien auf Ihre Kosten zur Verfügung stellen.

Beschlusssammlung einsehen

Der Verwalter muss eine chronologisch sortierte Beschlusssammlung führen (§ 24 Abs. 7 WEG). Darin stehen alle Beschlüsse seit Bestehen der WEG — wichtig vor dem Kauf, um vergangene Sonderumlagen und laufende Verpflichtungen zu erkennen.

Abstimmungsrecht in der Eigentümerversammlung

Jeder Eigentümer hat das Recht, an der Versammlung teilzunehmen, Anträge zu stellen und abzustimmen. Bei Verhinderung: Vollmacht an Vertreter oder Beiratsmitglied erteilen. Abstimmungsergebnis im Protokoll nachprüfbar.

Beschlussanfechtung

Rechtswidrige oder formell fehlerhafte Beschlüsse können innerhalb von 1 Monat nach Beschlussfassung beim Amtsgericht angefochten werden (§ 44 WEG). Rechtsanwalt empfohlen. Kosten: mehrere Tausend Euro, je nach Streitwert.

Jeder Wohnungseigentümer hat eine Stimme — unabhängig von Wohnfläche oder Miteigentumsanteil.

Gesetzlicher Standard (§ 25 WEG). Wer mehrere Einheiten besitzt, hat trotzdem nur eine Stimme — es sei denn, die Teilungserklärung regelt etwas anderes.

Jeder Eigentümer stimmt entsprechend seinem Miteigentumsanteil ab — Großeigentümer haben mehr Gewicht.

Nur möglich, wenn in Teilungserklärung oder Gemeinschaftsordnung so vereinbart. Vorteil für Investoren mit vielen Einheiten.

Jede Wohnung hat eine Stimme — Eigentümer mit mehreren Wohnungen haben entsprechend mehrere Stimmen.

In Teilungserklärung vereinbar. Gängig bei gemischten Immobilien oder wenn Großeigentümer absichern wollen.

Die Jahresabrechnung muss rechtzeitig vorliegen, damit die Eigentümerversammlung sie genehmigen kann. Fehlt sie, kann der Verwalter nicht entlastet werden — und haftet ggf. für Schäden durch verspätete Abrechnungen (z.B. Nachforderungen an Mieter).

Die Versammlung muss mindestens 3 Wochen vor dem Termin schriftlich einberufen werden (§ 24 WEG). Verwalter, der die Versammlung verweigert oder dauerhaft verschiebt, verletzt Kernpflichten.

Als Eigentümer haben Sie das Recht auf Einsicht in alle Buchhaltungsunterlagen (§ 18 WEG). Verwalter, der Kontoauszüge oder Belege verweigert, ist ein Warnsignal — in Extremfällen Hinweis auf Veruntreuung.

Wenn erkennbare Mängel am Gemeinschaftseigentum (Dach undicht, Aufzug defekt) nicht angegangen werden und der Verwalter keine nachvollziehbare Erklärung liefert, fehlt es an aktiver Verwaltung.

Verwalter müssen erreichbar und kommunikativ sein. Dauerhafte Nicht-Reaktion auf schriftliche Anfragen verstößt gegen die Treuepflicht gegenüber der Gemeinschaft.

Wenn tatsächliche Kosten regelmäßig den beschlossenen Plan übersteigen ohne Abstimmung, agiert der Verwalter ohne Mandat. Eigentümer können für nicht beschlossene Maßnahmen zahlen.

Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan prüfen

Der Beirat prüft die vom Verwalter erstellten Dokumente auf Plausibilität — kein Rechtsanspruch auf Prüfung jedes Belegs, aber empfohlen. Beirat gibt formelle Stellungnahme ab.

Dringende Maßnahmen bei Verwalterausfall genehmigen

Bei Notfällen (z.B. Wasserschaden, Aufzugdefekt) kann der Beirat auch ohne Eigentümerversammlung Maßnahmen genehmigen, wenn der Verwalter nicht erreichbar ist (§ 29 WEG).

Bindeglied zwischen Eigentümern und Verwaltung

Der Beirat nimmt Beschwerden von Eigentümern entgegen und trägt sie an den Verwalter weiter. Vereinfacht die Kommunikation, reduziert Direktanfragen aller Eigentümer.

Verwalterauswahl bei Neubestellung unterstützen

Bei Verwaltersuche holt der Beirat üblicherweise Angebote ein, vergleicht und empfiehlt — die Entscheidung trifft die Eigentümerversammlung per Beschluss.

Marktüblich in Deutschland. Unter 20 € deutet auf günstige Verwaltung mit möglichem Qualitätsverlust hin. Über 40 € für Premiumverwaltung in Großstädten, bei komplexen WEGs oder mit zusätzlichen Leistungen.

Viele Verwalter berechnen die Eigentümerversammlung separat. Eine Versammlung pro Jahr ist Standard — weitere Versammlungen (z.B. Sonderbeschlüsse) kosten extra.

Hausgeldmahnungen, Bescheinigungen für Eigentümer, Abrechnung bei Eigentümerwechsel: Diese Posten stehen im Verwaltervertrag — vor Abschluss genau prüfen.